Steeds meer Nederlandse freelancers werken voor klanten in de Verenigde Staten, Canada of andere landen waar de dollar de standaard is. Dat is goed nieuws voor je opdrachtenportefeuille, maar het brengt ook vragen mee. In welke valuta stuur je je factuur? Welke koers gebruik je in je administratie? En wat doe je als het bedrag op je rekening lager uitvalt dan je had verwacht?
In dit artikel lees je hoe je dollarbetalingen netjes regelt, zodat je administratie klopt en je niet onnodig geld verliest aan koersen en kosten.
Factureren in dollars of in euro’s
Je mag als Nederlandse ondernemer gewoon in een vreemde valuta factureren. Veel Amerikaanse klanten vinden dat prettig, omdat ze dan precies weten wat ze betalen. Het nadeel is dat jij het koersrisico draagt: zakt de dollar tussen het versturen van de factuur en de betaling, dan houd je in euro’s minder over.
Factureer je in euro’s, dan ligt dat risico bij de klant. Dat is voor jou zekerder, maar niet elke opdrachtgever gaat daarmee akkoord. Een tussenweg is om in dollars te factureren en je tarief af en toe te herzien op basis van de koersontwikkeling. Spreek in je offerte in ieder geval duidelijk af in welke valuta je werkt en wie eventuele bankkosten betaalt.
Wat er op je factuur moet staan
Een factuur aan een buitenlandse klant moet aan dezelfde basiseisen voldoen als een Nederlandse factuur: je naam, adres, KvK-nummer, btw-identificatienummer, factuurnummer, datum en een omschrijving van het werk. Werk je voor een zakelijke klant buiten de EU, dan is er voor de meeste diensten geen Nederlandse btw verschuldigd. Vermeld dan op de factuur dat de btw in het land van de afnemer wordt geheven, of dat de dienst niet in Nederland belast is.
Bereken je toch btw, bijvoorbeeld omdat je voor een particulier werkt, dan moet het btw-bedrag ook in euro’s op de factuur staan. Twijfel je over jouw situatie, dan is het verstandig om dit na te vragen bij de Belastingdienst of je boekhouder.
Omrekenen in je administratie
Je boekhouding voer je in euro’s, dus elke dollarfactuur moet je omrekenen. Gebruikelijk is om de wisselkoers op de factuurdatum te nemen. Kies één vaste bron, zoals de referentiekoers van de Europese Centrale Bank, en wees daar consequent in. Zo kun je later altijd uitleggen hoe je aan je bedragen bent gekomen.
Wil je snel zien wat een bedrag op een bepaalde dag ongeveer waard is, of hoe de dollar zich de laatste tijd ten opzichte van de euro heeft ontwikkeld, dan vind je actuele koersen en een omrekentool op https://dollarkoers.nl. Noteer de gebruikte koers bij voorkeur bij de factuur in je administratie.
Koersverschillen bij betaling
Tussen factuurdatum en betaling zitten vaak weken. In die tijd verandert de koers bijna altijd een beetje. Ontvang je uiteindelijk meer euro’s dan je had geboekt, dan is dat een koerswinst. Ontvang je minder, dan is het een koersverlies. Beide boek je apart in je administratie, zodat je omzet gelijk blijft aan het oorspronkelijk gefactureerde bedrag.
Koersverschillen tellen mee voor je winst, en dus ook voor je inkomstenbelasting. Een verlies verlaagt je winst, een winst verhoogt die. Bij kleine bedragen lijkt het verwaarloosbaar, maar over een heel jaar met meerdere grote opdrachten kan het flink oplopen.
Kosten van het overmaken beperken
Het grootste verlies zit vaak niet in de koersbeweging, maar in de manier waarop het geld binnenkomt. Banken en betaaldiensten rekenen vaak een opslag op de wisselkoers, naast vaste transactiekosten. Dat merk je pas als je het ontvangen bedrag vergelijkt met de officiële koers.
Een paar dingen die helpen:
- Vergelijk de koers die je bank hanteert met de middenkoers van die dag.
- Overweeg een rekening waarop je dollars kunt aanhouden en zelf kiest wanneer je wisselt.
- Spreek met je klant af wie de overboekingskosten betaalt.
- Bundel kleine facturen als dat past bij je afspraken.
Zelf bepalen wanneer je wisselt
Houd je dollars een tijd aan voordat je ze omzet, dan bepaal je zelf het moment van wisselen. Dat kan voordelig uitpakken, maar het is ook een vorm van speculeren: niemand weet waar de koers heen gaat. Heb je het geld nodig voor vaste lasten in euro’s, dan is regelmatig wisselen vaak rustiger dan wachten op een gunstig moment.
Met duidelijke afspraken vooraf, een vaste manier van omrekenen en een kritische blik op de kosten van je bank, wordt werken voor buitenlandse klanten een stuk overzichtelijker. Zo houd je meer over van wat je verdient en blijft je administratie zonder verrassingen.